| Access 2003数据库之数据共享 |
| 张迎新 |
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作为以桌面应用为主的数据库，Access 2003提供了强大的数据共享功能（也会带来安全问题）。诸如Word之类的Office组件可以非常方便的共享它的数据，下面介绍常用的几种方法：
1．Word共享数据
Word 2003共享Access表或查询中的数据可以采用以下三种方法：一是在Access中打开作为数据源的表或查询，鼠标指向表或查询左侧的行选择器选中若干记录，或者指向表或查询上方的字段选择器选中若干字段。单击工具栏的“复制”按钮将所选内容复制到剪贴板，随后打开Word将Access表或查询中的数据复制为表格。
二是按相同方法打开作为数据源的表或查询，单击“文件”菜单下的“导出”命令打开对话框，选择“保存类型”为“RTF格式”输入文件名“保存”。以后只要找到这个文件单击，完成转换后即可看到含有数据的Word表格。
三是打开表或查询以后直接单击“工具”→“Office链接”菜单下的“用Microsoft Office Word发布”命令，表或查询就会直接转换为Word表格。
Excel 2003共享Access 2003表或查询中的数据同样可以采用以上方法，不过使用“文件”菜单下的“导出”命令时“保存类型”应该选择“Microsoft Excel 97-2003”。
2．数据库相互共享
两个Access数据库的表有部分字段或部分记录相同时，两者之间可以使用以下方法相互共享数据：一是比较传统的利用剪贴板共享。使用此法要将两个数据库全部打开，将作为数据源的表或查询中的数据放入剪贴板，然后打开作为目标的表或查询，将剪贴板中的数据粘贴到里面。这种方法对不限共享数据的多少，操作非常灵活但是效率比较低。
二是直接导入Access表或查询的数据的方法。首先打开目标数据库的表或查询，单击“文件”→“获取外部数据”子菜单下的“导入”命令，打开对话框选择“文件类型”为 “Microsoft Office Access”，再选中对话框中作为源数据库的文件单击“导入”，打开对话框以后选中需要从中导入数据的表。必要时可以单击“选项”按钮展开对话框，在下面的“导入”、“导入表”中选择合适的选项，单击“确定”按钮完成数据导入。采用这种方法时，如果提供数据的表和接受数据的表结构相同，则前者的数据会全部追加到后一个表里面，否则会将提供数据的表导入后者的数据库中。
第三种方法与直接导入Access表或查询的操作基本相同，除了单击“文件”→“获取外部数据”子菜单下的“链接表”命令以外。它与直接导入数据的区别在于：链接进来的目标表的数据会随着源表同步变化，而导入的数据则不会。
需要注意的是：采用导入或链接表（查询）的方法共享数据时，如果将“文件类型”指定为“Microsoft Excel”等，同样可以将其中的数据导入或链接到Access。
3．共享文档库和列表数据
Windows SharePoint Services网站文档库和列表存储的数据也可以导入Access处理，具体操作方法是：打开文档库单击Web页中的“在数据表中编辑”，可以在列表中看到文档类型、名称和修改时间等内容。单击“任务窗格”打开名为“Office链接”的任务窗格，其中显示了“导出到Access”、“在Access中创建链接表”和“创建Access报表”三条命令。
单击“导出到Access”命令，网页上的“导出”下提供了“指定创建表格的位置”，有“现有数据库”和“新建数据库”两个选项。如果选中“新建数据库”单击“确定”，就会打开一个“文件新建数据库”对话框，输入Access数据库名称单击“创建”，就会自动打开Access数据库窗口，接着弹出连接到xxx（xxx是网站的名称）对话框。在其中输入访问网站的用户名和密码，单击“确定”即可在“数据表视图”中看到创建的表。我们既可以把表中的数据与其他表共享，也可以利用这个表创建窗体等对象。
除了“导出到Access”以外，“在Access中创建链接表”和“创建Access报表”的方法与“导出到Access”的方法基本相同。
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